Khiến khách hàng hài lòng nhờ kỹ năng viết hiệu quả

Mang đến cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất có thể sẽ là khía cạnh tạo nên hoặc phá vỡ sự thành công của một doanh nghiệp. Nếu khách hàng của bạn không hài lòng với dịch vụ mà bạn đang cung cấp, họ sẽ rời đi và bạn sẽ mất cơ hội bán hàng trong tương lai.

Không quan trọng là bạn đang làm việc trong một cửa hàng hay trực tuyến, có nhiều cách để bạn giao tiếp với những khách hàng này, phổ biến nhất là thông qua văn bản. Điều này có thể ở dạng email, thư từ hay các công cụ trò chuyện trực tuyến.

Vậy làm sao để có thể khiến khách hàng hài lòng khi giao tiếp với họ qua các hình thức này? Theo các chuyên gia nhân sự công ty tuyển dụng và việc làm CareerLink, điều đó chủ yếu là do kỹ năng viết của bạn.

Viết ngắn gọn, súc tích

Bạn cần truyền đạt thông điệp một cách súc tích và ngắn gọn nhất có thể bởi khách hàng của bạn có thể không có nhiều thời gian. 

Bất cứ khi nào bạn viết tin nhắn, chỉ cung cấp thông tin bạn cần, giúp khách hàng tìm thấy câu trả lời cho các câu hỏi hoặc thắc mắc của họ nhanh nhất và hiệu quả nhất.

Giữ thái độ tích cực

Mặc dù bạn cần phải súc tích với các thông điệp, nhưng điều quan trọng là bạn phải giữ thái độ tích cực. Điều này có nghĩa là hãy chào hỏi lịch sự khi họ lần đầu tiên liên lạc, tỏ ra tử tế trong suốt cuộc trò chuyện và sau đó kết thúc cuộc thảo luận của bạn bằng cách nói cảm ơn vì đã liên lạc.

Hiểu khách hàng

Khi đọc các tin nhắn mà khách hàng gửi đến, hãy đọc cẩn thận thay vì chỉ lướt qua. Nếu chỉ đọc lướt, bạn có thể bỏ lỡ một phần thông tin quan trọng dẫn đến việc bạn cố gắng giải quyết vấn đề mà khách hàng không hề quan tâm. 

Do đó, trước khi thực hiện bất kỳ hành động nào hoặc thậm chí trả lời khách hàng, hãy đảm bảo rằng bạn hoàn toàn biết họ đang nói về điều gì.

Đặt đúng câu hỏi

Bạn sẽ không thể giúp khách hàng nếu bạn không biết họ đang hỏi gì. Mặc dù khách hàng có thể mơ hồ với thông điệp họ gửi đi, nhưng bạn phải đặt đúng câu hỏi để hiểu đầy đủ những gì họ muốn nói.

Đừng ngại khi đặt câu hỏi bởi bạn phải làm như vậy để thực sự hiểu nhu cầu của khách hàng, từ đó có thể giải quyết vấn đề hoặc câu hỏi một cách chính xác ngay lần đầu tiên, giảm thiểu nguy cơ mắc sai lầm.

Đảm bảo tính chính xác

Hãy tưởng tượng nếu bạn liên hệ với một công ty và bạn thấy tin nhắn của họ chứa đầy lỗi, ấn tượng của bạn về doanh nghiệp là gì? Có thể bạn sẽ nghi ngờ về độ tin cậy và sẽ không tiếp tục mua hàng. Đó là lý do vì sao bạn cần đảm bảo mọi thông điệp bạn gửi đi là hoàn hảo. Đó là một trong những kỹ năng viết bạn không nên lơ là.

Thể hiện sự đồng cảm

Khi khách hàng liên hệ với bạn, chắc rằng họ có điều gì đó cần hỏi hoặc họ đang gặp sự cố với sản phẩm hay dịch vụ của bạn. Ai rơi vào tình huống này đều sẽ rất khó chịu, vì vậy hãy cố gắng đồng cảm và thấu hiểu mối bận tâm của khách hàng. Nếu bạn đang đối mặt với một khách hàng đang tức giận hoặc khó chịu, thì đồng cảm là cách hành động tốt nhất. 

Sức mạnh của sự thuyết phục

Ảnh minh họa 

Ảnh minh họa

Đôi khi, khách hàng có thể hỏi bạn một câu hỏi về một sản phẩm hoặc dịch vụ nhất định nhưng bạn không chắc họ có muốn mua hàng hay không. Đây là lúc nên phát huy sức mạnh thuyết phục của bạn vì bạn sẽ cần phải khéo léo “lôi kéo” họ mua hàng mà không cần thúc giục hoặc thể hiện rằng bạn đang muốn bán hàng. 

Viết sao để thuyết phục có thể khó, đặc biệt nếu đây là việc bạn chưa hề quen thuộc.

Như có thể thấy, có rất nhiều điều bạn nên cân nhắc khi viết tin nhắn cho khách hàng để mang đến cho họ trải nghiệm tốt nhất. Nếu được thực hiện đúng cách các kỹ năng viết trên, bạn có thể chắc chắn rằng dù ban đầu khách hàng không hài lòng với doanh nghiệp, họ cũng sẽ rời khỏi cuộc trò chuyện với nụ cười trên môi.

 

Theo Trâm Nguyễn/Báo Đất Việt